Trataremos en esta segunda parte, de profundizar en aspectos sobre la toma de decisiones en Organismos, tomando en consideración que sin dudas, significa mayores responsabilidades para los encargados de la misma.

Comencemos por analizar que mientras cualquier persona en su quehacer diario tiene que decidir sobre algo, eso lo tiene que realizar como mínimo sobre dos o más posibilidades. En un Organismo esa decisión es totalmente diferente.

Primero, porque no depende de una sola persona, sino de varias y segundo porque las posibilidades de decisión, devienen de los análisis de cada una de las personas que va a intervenir en la toma de decisiones. O sea, el fenómeno es mucho más complicado. Se dice que el dirigente de una actividad tiene como su principal trabajo, el tomar decisiones.

¿Y que le significa a la actividad que dirige? Pues significa que tiene que decidir después de un profundo y análisis conciente: QUÉDEBE HACERSE, QUIÉN HA DE HACERLO, CUÁNDO Y DÓNDE HACERLO y puede que también se tenga que decidir CÓMO HACERLO.

Una toma de decisión en una Organización se refleja en cuatro funciones administrativas:

Planificación: Un inicio importante para que una decisión se logre con eficiencia, y Ud. lector puede pensar, que es totalmente lógico, pero lo invito a que haga conmigo un ejercicio que va a consistir en recordar alguna decisión que haya tenido que tomar en la actividad que dirige y responder si tuvo en consideración o no: 

ü        ¿Su organismo tiene definida sus misiones, objetivos y acciones para cumplirlas?

ü        ¿A partir de ella tiene definido los objetivos a largo, mediano y corto plazo?

ü        ¿Ante un determinado objetivo, se ha planteado una Estrategia a seguir?

ü        ¿Esa Estrategia es factible de alcanzar, de acuerdo a la situación existente, en el momento de ponerla en práctica?

ü        ¿Las metas individuales de los que garantizan el cumplimiento de esa Estrategia, son factibles de cumplir, o son demasiado altas? 

Pasemos a la segunda dependencia que está implicada en una toma de decisiones.

Organización: Se tienen las misiones, objetivos y acciones ya definidas en una Organización y además una Estrategia, pero continúe recordando si:

¿Si la Estructura existente, permite que la Estrategia pueda cumplirse?

¿Qué grado de centralización debe señalar la decisión, en el cumplimiento de la Estrategia en cuestión?

¿El contenido de los puestos de trabajo implicados, permite que el cumplimiento pueda realizarse sin problemas?

¿El personal designado para cada puesto, tiene la suficiente preparación?

¿Está Ud. Preparado para si se detecta que la estructura existente requiere cambios parciales o totales, aceptarlas?

Y si hasta aquí le han sido útil estas preguntas, continuemos haciendo lo mismo en las dos funciones que nos faltan.

Dirección: Hay que recordar que existe un binomio muy importante para realizar cualquiera actividad en la vida y cuando uno de los dos términos no juega armónicamente con el otro, el problema surge rápidamente.

Nos referimos a los términos Forma y Contenido. Dirigir solamente no es decir que hacer (contenido), sino convencer a los que lo tienen que hacer (forma). O sea, motivar y convencer la importancia que tiene lograr lo orientado, y para ello, tengo que percatarme si:

¿He analizado si todos los trabajadores están motivados en la tarea?

¿Si hay falta de motivación, como manejo esa situación?

¿Si hay que hacer algún cambio, cómo se afecta la productividad individual y colectiva?

¿Cómo líder, que estilo de dirección utilizo, ante una determinada situación?

Y llegamos a la última función, El Control. Y esta etapa que puede lucir muy evidente, es el último eslabón de esta cadena, por donde fracasan muchas decisiones.

¿En su decisión contempló cómo va a medir el cumplimiento individual y organizacional?

¿Cuáles de las actividades que intervienen en la decisión, debe ser controladas?

¿Cómo deben controlarse estas actividades?

¿Ante la detección de un incumplimiento, es significativo?

¿Qué medidas se tomarán?

¿La actividad que dirijo se desempeña en forma efectiva?

¿Si no es así, qué hacer?

Otro elemento a tomar en consideración es la Racionalidad en la toma de decisiones. Ud. puede pensar mi estimado lector, que esto no hay ni que enunciarlo, porque debe y tiene que ser así. Pero vamos a repasar que significado tiene y si lo hace, FELICIDADES nuevamente.

¿Cuándo ha necesitado tomar un decisión ha contado con la posibilidad de analizar, evaluar, reunir alternativas, considerar variables, aplicar técnicas para encontrar soluciones razonables?

Y esta racionalidad tiene un proceso de diferentes pasos, que no creo ocioso presentarlo:

1.    Hay que determinar si hay verdadera necesidad de tomar una decisión

Antes de decidir, piense si el problema realmente existe o es una disparidad entre lo que se desea y  la realidad actual y si existen las condiciones reales para lograrlo.

2.    Identificar los criterios de decisión

Hay que tomar la decisión, entonces hay que tomar los criterios importantes para esa decisión. Por ejemplo en un comprador los criterios de decisión pueden el precio, el modelo de un equipo. En otro, puede ser la marca, el tamaño, su imagen y el presupuesto.

3.    Asignar peso a los criterios

Se tienen varios criterios, pero no todos tienen igual importancia. Entonces hay que ponderar cada uno de ellos. Como por ejemplo en el ejemplo anterior, el presupuesto es primario.

4.    Desarrollar todas las alternativas

El decidor tiene que tener una lista de las alternativas posibles para la solución de un problema.

5.    Hay que evaluar esas alternativas

Permítame volver en una definición sencilla sobre ¿qué es la toma de decisiones?

UN PROCESO DE DEFINICIÓN DE PROBLEMAS, RECOPILACIÓN DE DATOS, GENERACIÓN DE ALTERNATIVAS Y SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN.

Dicen algunos estudiosos que he revisado, que este proceso no puede considerarse completo.  Deben existir ciertas precondiciones que deben cumplirse. ¿Cómo sabemos si se cumplen? Pues cuando respondamos afirmativamente a 4 preguntas.

1.    ¿Existe una diferencia entre la situación presente y las metas deseadas?

2.    ¿El responsable de tomar la decisión está consciente del significado de la diferencia?

3.    ¿El responsable de tomar la decisión se siente motivado a actuar para eliminar la diferencia?

4.    ¿El responsable de tomar la decisión cuenta con los recursos necesarios (capacidad y dinero, por ejemplo) para actuar a favor de la eliminación de la diferencia?

Y por supuesto a las precondiciones le suceden condiciones que no son más que un reflejo de las fuerzas de los sucesos y hechos que el decidor no puede controlar, pero que pueden influir en que las decisiones tomadas fructifiquen o no.

Esas fuerzas pueden ser: tecnologías nuevas, nuevos competidores, nuevas leyes y se deben tratar de estimar sus impactos, porque se harán sentir más tarde o más temprano.

Citemos algunas condiciones en las que se tienen que tomar decisiones y pensemos si en el pasado, en una toma de decisión la tuvimos en cuenta. Siempre este tipo de ejercicio que hemos propuesto a lo largo de este material, creo que nos ayuda a comprender mejor lo hasta aquí planteado.

Condición Certidumbre: Si existe esa condición quiere decir que los decisores tienen plena información del problema, sus posibles soluciones son obvias y son claros y posibles los resultados de cada decisión tomada. Si hay esas condiciones también quiere decir que se puede prever o controlar sus resultados.

Condición de Incertidumbre: En el caso de existir esta condición, contraria a la anterior, el decisor no dispone de toda la información necesaria y por lo tanto no pronosticar que probabilidad van a tener las diferentes soluciones alternativas que se propongan.

Puede que el decisor no pueda llegar a definir concretamente un problema y por lo tanto es más difícil aún, los pronósticos de resultados. Se dice que las soluciones que aparezcan pueden ser ambiguas e inusuales.

Pero si alguien piensa que esta condición si aparece, debemos desechar su análisis, es un error. Es una condición fácil de aparecer en cualquier proceso de toma de una decisión, pensemos cuando enfrentamos una nueva tecnología, un nuevo mercado o un nuevo problema social. Entonces es la hora de que los profesionales de la organización en cuestión enfrenten mediante investigaciones enfrenten esta situación.

Muchas veces se enfrenta un proyecto con un alto nivel de investigación y planificación, antes de comprometerle recursos. No hay nada que inquiete más a un decisor, que no le sea posible un pronóstico. Alguien dijo, muy ilustrativamente: 

“Si dispusiéramos hoy del periódico de mañana, gran parte de los hechos reportados, no hubieran ocurrido” 

Condición de riesgo: Es la condición en que se define el problema en cuestión. Probabilidad de que ocurran ciertos hechos. Se puede pensar que el problema y sus soluciones alternativas se encuentran entre tener toda la información y definición y su carácter inusual y ambiguo. 

Una información confiable influye en el nivel de riesgo y en que el decisor puede usar la probabilidad objetiva y subjetiva para estimar el resultado. 

Pero también los que tomamos decisiones debemos conocer que ante la necesidad de tomar una decisión es importante conocer de qué tipo es: 

Decisión de Rutina: Son aquellas que responden a problemas y soluciones alternativas que son conocidas y definidas. ¿Qué quiere esto decir? Que las soluciones pueden ser encontradas en reglas y normas previamente establecidas, debido a que su ocurrencia es frecuente. 

No obstante el decisor siempre debe estar alerta de que en el problema, no se haya producido algún cambio en las causas que produjeron la adopción de las soluciones que plantean las reglas. Recordar el refrán EN LA CONFIANZA ESTÁ EL PELIGRO. O sea la habitualidad siempre hay que observarla, porque “el mundo es muy cambiante”.

Decisión Adaptativa: La necesidad de tomar una decisión de este tipo surge, cuando se presentan problemas que no son usuales y por lo tanto es parcial su conocimiento, al igual que sus soluciones alternativas.

Pueden devenir de que tengamos que revisar una decisión anterior, de prácticas rutinarias. Por eso, el decisor no debe, como dice el refrán, “dormirse en los laureles”, porque tiene normas, reglas, etc. La “mejora continua”, es regla que garantiza la “Calidad Total” de lo que hacemos.

Y esa mejora continua se logra si se mantiene constante diagnósticos de lo que hacemos en cuanto a: procesos técnicos, de organización y de administración. Como dijimos anteriormente en un mundo en que el desarrollo de la Ciencias y las Tecnologías están en constante desarrollo, ningún proceso puede permanecer estático, sin cambios.

Lo mismo que esa dinámica se manifiesta en que pueden hacerse viejo las tecnologías en la mesa de sus proyectistas, las decisiones que para un momento fueron buenas, tiempos breves pueden hacerlas inefectivas. ¿Por qué? Porque el fenómeno de la competitividad es un acelerador constante en cualquier proceso.

Pensemos que todo este desarrollo del que hablamos tan rápido como el que se vive, no son más que productos de las Necesidades, Motivaciones e Intereses, sociales, familiares e individuales que se ha creado el ser humano y para darnos cuenta de su velocidad baste estudiar el tiempo en que se produce un cambio, en sus formas de vida.

En la consecución de mejoras se debe lograr:

1.    Que el producto  o servicio ofrecido tenga más valor que el anterior.

2.    Que se hayan reducido errores, defectos y desperdicios

3.    Ser sensibles a los cambios y experiencias de los clientes.

4.    Lograr una mayor eficiencia y productividad en los recursos empleados. 

Decisión Innovadora: Estas son tomadas a partir de que se detectan problemas inusuales y ambiguos y el desarrollo de excepcionales o creativas soluciones alternativas. Hay que tener mucho cuidado, porque pueden significar, que de su toma en adelante, haya una ruptura absoluta con el pasado, todo es nuevo.